Eugenia Coliban specialist principal pe metodologia evidenţei contabile
Inventarierea - sfatul specialistului în ajutor contabililor-şefi al entităţilor
În corespundere cu art.7 şi 24 a Legii contabilitaţii 113-XVI din 27 aprilie 2007 entităţile sint obligate să efectuieze inventarierea generală a elementelor de activ şi pasiv, cel putin o dată pe an pe parcursul desfăşurării activitaţii sale,de regulă la sfirşitul anului cu ocazia încheierii exerciţiului financiar, în termenele stabilite de către conducătorul intreprinderii. Este obligatoriu de a se efectua inventarierea în următoarele cazuri şi anume
- în caz de schimbare (înlocuire) a gestionarului în ziua primirii-predării gestiunii
- în caz de furturi, delapidări, sustrageri sau abuzuri,precum şi deteorări ale bunurilor- imediat la depistarea acestora
- în caz de incedii sau calamităţi naturale –imediat după stingerea incendiilor sau încetarea calamităţilor naturale
- la reevaluarea mijloacelor fixe, stocurilor de marfuri şi materiale
- în cazul reorganizării sau lichidarii întreprinderii
- în cazul modificării preţurilor
- în baza hotărîrii organelor de control sau a altor organe prevăzute de lege
- în cazul cînd sint indici, precum că exzistă lipsuri sau plusuri, care pot fi stabilite numai prin inventariere
Modul şi regulile de efectuare a inventarierii este reflectat în Regulamentul privind inventerierea aprobat de Ministerul Finanţelor al RM prin ordinul nr.27 din 28 aprilie 2004 şi înregistrat la Ministerul Justiţiei al RM prin ordinul nr.376 din 12 iulie 2004.
Pentru efectuarea nemijlocită a inventarierii patrimoniului se formează o comisie de inventariere constituită din şeful comisiei şi membrii comisiei.La întreprinderile mijlocii şi mari comisia este formată din cel puţin 5 persoane cu pregătire tehnică şi economică corespunzătoare, care să asigure efectuarea oportună şi calitativă a inventarierii patrimoniului, iar la întreprinderile mici –din cel puţin 3 persoane.La întreprinderile mici, persoane fizice sau juridice, al căror număr de salariaţi este de pînă la 2 persoane inventarierea poate fi efectuată de o singură persoană.
Inventarierea patrimoniului poate fi efectuată atît prin intermediul salariaţilor proprii, cît şi pe bază de contracte de prestări servicii încheiate cu persoane fizice sau juridice.
Inventarierea se efectuiază pe toate conturile contabile al bilanţului contabil - mijloace fixe, materiei prime, materialelor, produselor finite, mărfurilor,mijloacelor băneşti şi a altor bunuri, pe fiecare loc de depozitare şi pe fiecare gestionar, în păstrarea căruia se află aceste bunuri.
Verificarea soldurilor efective a mijloacelor băneşti se efectuiază cu participarea obligatorie a gestionarilor(casieri).
Existenţa bunurilor la inventariere se stabileşte prin calcule obligatorii, măsurări şi cîntăriri. La inventarierea bunurilor prin cîntărire, situaţia de calcul este complectată de un membru al comisiei de inventariere şi de gestionar.
Denumirea bunurilor inventariate, obiectelor şi cantităţilor se reflectă în lista de inventariere în unităţile de măsură acceptate în evidenţa contabilă.
Inventarierea efectivă se materializează prin înscrierea bunurilor inventariate în formulare tip de liste de inventariere,în urma verificarii existenţei fizice a fiecărui bun inventariat.
Listele de inventariere se întocmesc în 3 exemplare manual cu cerneală sau pix, citeţ şi clar şi nu se admit corectari sau ştersături.În listele de inventariere nu se admite a lăsa rînduri necomplectate. Ultimele rînduri necomplectate ale listelor de inventariere se barează.
Inventarierea stocurilor de materiale, mijloace băneşti, formulare cu regim special urmează să se efectuieze de regulă inopinat ( pe neaşteptate, nu este anunţat),iar a mijloacelor fixe,construcţiilor capitale în curs de execuţie, decontărilor şi a altor posturi de bilanţ- în prima zi a lunii.
Bunurile, care aparţin altor întreprinderi (luiate în chirie), se inventariază concomitent cu bunurile proprii.Pe bunurile arendate se întocmesc liste de inventariere separate, la mărfurile primite la păstrare în listele de inventariere alcătuite separat se mai indică numărul şi data facturii de livrare,locul păstrării. Aceste liste se trimit entităţii căreia îi aparţin bunurile adică proprietarului pentru confirmarea sau recunoaşterea exactităţii datelor înscrise în listele de inventariere.
Paralel cu inventarierea bunurilor, contabilitatea entităţi urmează să verifice înrejistrările în toate conturile respective în comparaţie cu conturile corespondente. De exemplu la mijloace fixe este necesar de stabilit dacă toate obiectele sint puse în expluatoare şi ănrejistrate în evidenţă, stocurile de mărfuri şi materiale –dacă acestea sint trecute în evidenţă, la producţia în curs de execuţie – dacă toate chiltuielile sint înrejistrate la producţia lansată si altele.
Conducătorul întreprinderii poartă răspundere de corectitudinea şi oportunitatea efectuării inventarierii patrimoniului. Conducerea entităţii este obligată să creeze condiţiile care asigură un control complet şi exact al existenţei reale a bunurilor şi în termene restrînse.
Inventarierea creanţelor şi datoriilor constă în efectuarea unui control riguros al justificării sumelor existenţei în aceste conturi contabile. Comisia stabileşte termenul înregistrării creanţelor şi datoriilor, realitatea existenţei acestora şi persoanele vinovate de trecerea termenului de prescripţie în cazul existenţei ei.Intreprinderile creditoare expediază extrase din conturile analitice privind datoriile acestora –intreprinderilor debitoare care la rîndul său sint obligate în termen de 5 zile să confirme soldul creanţelor sau să comunice obiecţiile lor.
Sumele reflectate în conturile de datorii şi creanţe trebuie să fie confirmate.Pentru creanţele la care a expirat termenul de prescripţie se întocmeşte o notă în care se indică persoanele vinovate de omiterea acestor termene.
Rezultatele inventarierii creanţelor şi datoriilor se înscriu în lista de inventariere a creanţelor şi datoriilor.
Comisia de inventariere întocmeşte un proces-verbal în care se reflectă rezultatele inventarierii, precum şi rezultatele integrităţii bunurilor materiale. După efectuarea inventarieri toate materialele (listele de inventariere) şi procesul verbal se transmit pentru examinare la conducătorul întreprinderii pentru informaţii şi luarea deciziilor.
